In de formulierenmodule kan je webformulieren maken en deze intern, binnen de Churchbook omgeving (login noodzakelijk om het formulier in te vullen) of extern beschikbaar stellen, buiten de Churchbook omgeving en bijvoorbeeld te koppelen op een publieke website. Tevens is het mogelijk om online betalingen te koppelen aan een formulier. Koppel hiervoor een Mollie account in de kerk-instellingen.
In het tandwiel menu voeg je een nieuw formulier toe. Je vult vervolgens eerst de formulier eigenschappen in. In stap 2 maak je de formuliervelden aan.
<aside> ❗ Adressen en personen zijn in Churchbook via een bepaald model aangemaakt. Als je er voor kiest formuliervelden uit te zetten, zal dit leiden tot het ontbreken van gegevens. Als je bijvoorbeeld “Adres vragen” op NEE zet, wordt standaard het huisnummer 0 en postcode 0000AA aangemaakt. Als je bijvoorbeeld kiest voor “1 veld voor de naam” kiest dan is er 1 veld beschikbaar voor de naam. Gebruikers kunnen dus in 1 veld de voornaam, tussenvoegsel en achternaam invullen. Bij het importeren van de gegevens in de database wordt de volledige naam dan in het veld voornaam geplaatst. Na het importeren kan je dit natuurlijk handmatig corrigeren.
</aside>
Bij een extern formulier wordt in stap 1 altijd gevraagd naar de persoonsgegevens. Deze formuliervelden zijn standaard bij een extern formulier, omdat de invuller niet bekend is. In de formulier eigenschappen kan je sommige standaardvelden aan- en uitzetten. In stap 2 zijn vervolgens de zelf aangemaakte formuliervelden zichtbaar. Bij een intern formulier wordt stap 1 overgeslagen, omdat we weten, aan de hand van het inloggen, wie het formulier invult.
Standaard persoonsgegevens bij stap 1 van een extern formulier
Adresgegevens (kan worden uitgezet in de formulier eigenschappen)
Persoonsgegevens (sommige velden kunnen worden uitgezet in de formulier eigenschappen)
Als het formulier is aangemaakt kunnen de formuliervelden worden toegevoegd. Een formulierveld toevoegen doe je vanuit het tandwiel menu. Als formuliervelden zijn aangemaakt kan je ze verslepen om ze in de juiste volgorde te plaatsen. Klik daarvoor op de grijze balk.
Voorbeeld verslepen.
Voorbeeld: tekstscheiding, tekstveld en checkbox
Als je een formulierveld Selectie en/of Checkbox hebt aangemaakt, vergeet dan niet de opties in te stellen. Opties zijn de keuzes van het selectie of checkbox veld, bijvoorbeeld: ja, nee of man, vrouw.
Online betalen (alleen mogelijk als er een Mollie account is gekoppeld)
Het online betalen kan je activeren in een selectiebox en/of checkbox. Hierdoor is het mogelijk om meerdere betaal-items aan te maken in 1 formulier. Voor de selectie mogelijkheid zou je bijvoorbeeld: kamer 1 (50 euro), kamer 2 (60 euro) en kamer 3 (70 euro) kunnen instellen. Voor deelname aan het diner kan je een aparte checkbox aanmaken: deelname diner (30 euro). Het formulier berekent automatisch het totaalbedrag voor de online betaling.
Je kan de inschrijvingen van een formulier bekijken door op het betreffende formulier te klikken. Onderaan het scherm zie je de Aanmeldingen. Je kan hier een Excel export van maken en op die manier alle input bekijken op de aangemaakte formuliervelden. Door op een naam te klikken in het overzicht zoom je in op de aanmelding. Ook hier zie je van een individuele aanmelding de antwoorden op de formuliervelden en aan de andere kant heb je de optie om de persoon te verwerken in de ledenadministratie.
Verwerken gegevens intern formulier Bij het verwerken van de gegevens van een intern formulier heb je twee opties. 1) je kan de aanmelding koppelen aan een labels. Hierbij worden de antwoorden op het formulier als bijlage aan het label toegevoegd, als txt bestand. 2) je kan de aanmelding koppelen aan een groep. Hiermee ben je wel de antwoorden op de formuliervelden kwijt. Je kan ook kiezen voor 1 en 2, dus koppelen als label op de persoonskaart en de persoon toevoegen aan een groep.
Voorbeeld 1: iemand meldt zich aan voor een jeugdkamp. In het systeem maak je een nieuwe label aan: "Aanmelden Jeugdkamp". De aanmelding koppel je vervolgens aan dit label. Met de zoekfunctie kan je vervolgens eenvoudig een lijst opvragen van iedereen met het label "Aanmelden Jeugdkamp" gekoppeld.
Voorbeeld 2: iemand meldt zich aan voor een jeugdkamp. In het systeem maak je een nieuwe (gesloten)groep aan: "Jeugdkamp". De aanmelding koppel je vervolgens aan deze groep. Door naar de groep te gaan zie je wie zich heeft aangemeld voor het Jeugdkamp. Let wel op dat de gegevens die zijn ingevuld op de aanvullende vragen hiermee niet worden opgeslagen. Daarom is in sommige gevallen een combinatie van Voorbeeld 1 en 2 de beste oplossing.
Verwerken gegevens extern formulier De werkwijze is gelijk aan het verwerken van gegevens in een intern formulier, je hebt hier echter ook te maken met persoonsgegevens. Het systeem controleert automatisch of het adres al bestaat. Is dit het geval dan krijg je de keuze om de persoon toe te voegen op dit adres. Daarnaast controleert het systeem ook of de persoonsnaam al bestaat in het systeem. Ook hier krijg je de keuze om de aanmelding samen te voegen. Op die manier voorkom je dat er een dubbele invoer plaatsvindt. Bestaan de adres- en persoonsgegevens niet, dan wordt er een nieuw adres aangemaakt met de bijbehorende persoonsgegevens.
<aside> ❗ Let op: bestanden die geupload zijn in het formulier worden niet geimporteerd in de ledenadministratie. Bij het verwijderen van de aanmelding wordt het bestand ook verwijderd.
</aside>
Aanmelding verwijderen Bij de verwerking van de gegevens staat ook de optie: "Invoer verwijderen na opslaan". Indien aangevinkt wordt de aanmelding verwijderd uit de formulierenmodule en verwerkt in het systeem.
Alle aanmeldingen kunnen verwijderd worden door op de knop "alle aanmeldingen verwijderen" te klikken. Let op: dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt.
In het formulier heb ik maar 1 item waarvoor verplicht betaald moet worden. Hoe moet ik die aanmaken? Maak hiervoor een Selectie aan met 1 optie. In het formulier verandert de selectielijst (dropdown menu) in een tekstmelding met het ingestelde bedrag.
Voorbeeld verplicht online betalen zonder keuzes
Kunnen gebruikers ook zelf een bedrag invoeren in een formulierveld, die vervolgens online betaald wordt? Nee, bedragen worden altijd vooraf in opties ingevoerd. Bij de QR giften kunnen gebruikers wel zelf een bedrag naar keuze invullen.
Ik kan geen formuliervelden verwijderen of toevoegen Klopt, als er reeds aanmeldingen zijn binnengekomen kunnen de formuliervelden niet meer bewerkt wordt. Verwerk of verwijder hiervoor eerst de bestaande aanmeldingen. Daarna kan het formulier weer bewerkt worden.